Xuất nhập khẩu đang mở ra cơ hội lớn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại Việt Nam — từ các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như CPTPP, EVFTA đến làn sóng dịch chuyển chuỗi cung ứng toàn cầu. Tuy nhiên, cơ hội lớn đi kèm với áp lực lớn. Tăng trưởng doanh thu sẽ khó bền vững nếu nền tảng vận hành chưa được chuẩn hóa — và đây chính là điểm mà nhiều SME Việt Nam đang bỏ ngỏ.
SME thường vướng ở đâu?
Khi nói đến xuất nhập khẩu, phần lớn SME tập trung vào việc tìm kiếm đơn hàng và mở rộng thị trường. Nhưng thực tế cho thấy, những điểm nghẽn nghiêm trọng nhất lại nằm ở phía sau — trong quy trình vận hành nội bộ.
Thứ nhất là thiếu thông tin cập nhật về chuẩn thị trường đích. Mỗi thị trường xuất khẩu có bộ tiêu chuẩn riêng về nhãn mác, thành phần, kiểm định và chứng nhận. Một doanh nghiệp thực phẩm xuất sang EU cần tuân thủ quy định HACCP và truy xuất nguồn gốc; một nhà sản xuất hàng dệt may vào Mỹ phải đáp ứng tiêu chuẩn OEKO-TEX. Khi thông tin không được cập nhật liên tục, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng hàng bị trả về hoặc bị giữ tại cảng — thiệt hại không chỉ về tài chính mà còn về uy tín.
Thứ hai là quy trình pháp lý và hồ sơ chưa đồng bộ. Nhiều SME vẫn xử lý hồ sơ hải quan, C/O (giấy chứng nhận xuất xứ), hóa đơn thương mại và vận đơn theo kiểu thủ công, phân tán giữa các phòng ban. Khi có sai sót — dù nhỏ như sai mã HS code — hàng hóa có thể bị ách lại nhiều ngày, phát sinh chi phí lưu kho và phạt chậm giao hàng.
Thứ ba là năng lực logistics chưa tối ưu theo từng tuyến hàng. Không phải tuyến vận chuyển nào cũng phù hợp với mọi loại hàng hóa. Hàng đông lạnh, hàng dễ vỡ, hàng có thời hạn sử dụng ngắn — mỗi loại đòi hỏi giải pháp logistics khác nhau. Nhiều SME chọn đơn vị vận chuyển theo giá rẻ nhất thay vì theo độ phù hợp, dẫn đến tỷ lệ hàng hỏng và giao trễ cao.
Thứ tư là hệ thống kiểm soát chất lượng còn phụ thuộc nhiều vào con người. Khi quy mô đơn hàng tăng, việc kiểm soát chất lượng bằng cách kiểm tra thủ công từng lô hàng trở nên không khả thi. Thiếu hệ thống dữ liệu và quy trình chuẩn hóa, doanh nghiệp không thể phát hiện sớm các lỗi lặp lại — và khách hàng quốc tế thường không cho cơ hội thứ hai.
Bền vững không chỉ là bán được hàng
Nhiều doanh nghiệp SME đo lường thành công bằng doanh thu xuất khẩu. Nhưng doanh thu cao mà biên lợi nhuận mỏng, tỷ lệ khiếu nại tăng và đối tác liên tục thay đổi — đó không phải là hội nhập bền vững, đó là tăng trưởng mong manh.
Hội nhập bền vững đòi hỏi bốn năng lực cốt lõi:
- Kiểm soát biên lợi nhuận theo từng thị trường và từng đơn hàng. Chi phí logistics, thuế quan, phí chứng nhận và tỷ giá hối đoái có thể biến một đơn hàng tưởng chừng có lãi thành thua lỗ. Doanh nghiệp cần hệ thống tính toán chi phí thực tế theo thời gian thực, không phải ước tính cuối kỳ.
- Tỷ lệ giao hàng đúng chuẩn và đúng thời gian ở mức cao và ổn định. Đây là chỉ số mà các nhà nhập khẩu quốc tế theo dõi sát nhất. Một nhà phân phối tại Nhật Bản hay Đức có thể chấp nhận giá cao hơn nếu nhà cung cấp đảm bảo độ tin cậy tuyệt đối. Ngược lại, chỉ cần hai lần giao trễ là đủ để mất hợp đồng dài hạn.
- Khả năng thích ứng nhanh với quy định mới. Thế giới đang thay đổi nhanh: quy định carbon biên giới của EU (CBAM), yêu cầu truy xuất nguồn gốc chuỗi cung ứng, tiêu chuẩn ESG ngày càng được áp dụng rộng rãi. Doanh nghiệp nào có hệ thống theo dõi và cập nhật quy định sẽ không bị bất ngờ — và sẽ biến sự tuân thủ thành lợi thế cạnh tranh.
- Mạng lưới đối tác đủ tin cậy trong dài hạn. Đối tác logistics, đại lý hải quan, nhà kiểm định chất lượng — tất cả đều cần được lựa chọn kỹ lưỡng và duy trì mối quan hệ lâu dài. Thay đổi đối tác liên tục không chỉ tốn chi phí chuyển đổi mà còn làm mất đi sự hiểu biết tích lũy về đặc thù hàng hóa và thị trường của doanh nghiệp.
Nói cách khác, bền vững trong xuất nhập khẩu là khi doanh nghiệp có thể dự đoán được kết quả — không phải chỉ hy vọng vào may mắn.
Điều doanh nghiệp nên làm ngay
Thay vì mở rộng danh mục thị trường quá nhanh, SME nên ưu tiên củng cố nền tảng vận hành. Dưới đây là bốn hành động cụ thể, có thể triển khai ngay trong năm 2025:
- Chuẩn hóa bộ hồ sơ và quy trình pháp lý. Xây dựng một bộ template hồ sơ xuất nhập khẩu chuẩn cho từng thị trường trọng điểm — bao gồm hóa đơn thương mại, packing list, C/O, và các chứng nhận liên quan. Đào tạo nhân sự để xử lý đồng nhất, giảm thiểu sai sót do con người. Nếu có thể, tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ để theo dõi trạng thái từng lô hàng theo thời gian thực.
- Rà soát chuỗi cung ứng để loại bỏ điểm nghẽn. Vẽ lại toàn bộ chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp nguyên liệu đến tay người mua cuối. Xác định những điểm nào đang gây chậm trễ, tốn chi phí ẩn hoặc phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Đa dạng hóa nguồn cung ở những khâu quan trọng để giảm rủi ro gián đoạn.
- Xây dựng năng lực kiểm soát dữ liệu vận hành. Bắt đầu từ những dữ liệu đơn giản nhất: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ hàng lỗi, chi phí logistics theo tuyến. Khi có dữ liệu, doanh nghiệp mới có thể ra quyết định dựa trên bằng chứng thay vì cảm tính. Đây là nền tảng để cải tiến liên tục và đàm phán hiệu quả hơn với đối tác.
- Chọn một số thị trường trọng điểm để đi sâu thay vì dàn trải. Mỗi thị trường đòi hỏi đầu tư về hiểu biết, quan hệ và tuân thủ. Tập trung vào hai hoặc ba thị trường mà doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh rõ ràng — và làm thật tốt ở đó trước khi mở rộng sang thị trường mới.
Góc nhìn của Onride
Tại Onride, chúng tôi quan sát thấy một xu hướng đáng lo ngại: nhiều SME Việt Nam đang tăng trưởng xuất khẩu theo chiều rộng — nhiều thị trường hơn, nhiều đơn hàng hơn — nhưng lại không đầu tư tương xứng vào chiều sâu của năng lực vận hành.
Chúng tôi tin rằng trong các lĩnh vực có yếu tố hạ tầng và vận hành cao, tốc độ tăng trưởng phải đi cùng khả năng kiểm soát. Một doanh nghiệp tăng trưởng 50% doanh thu nhưng không kiểm soát được chất lượng và chi phí thực chất đang tích lũy rủi ro, không phải giá trị.
Đó là lý do Onride không chỉ cung cấp dịch vụ đơn lẻ mà ưu tiên xây dựng hệ sinh thái vận hành — nơi các mắt xích từ logistics, pháp lý, kiểm định đến dữ liệu vận hành được kết nối và vận hành đồng bộ. Chúng tôi thiết kế hệ thống trước khi mở rộng quy mô, vì chúng tôi hiểu rằng nền tảng vững chắc mới là điều kiện tiên quyết cho tăng trưởng bền vững.
Với SME Việt Nam đang đứng trước ngưỡng cửa hội nhập sâu hơn vào chuỗi cung ứng toàn cầu, câu hỏi không phải là “có nên xuất khẩu không?” mà là “nền tảng vận hành của chúng ta đã sẵn sàng chưa?”.
